Die Anlage eines Dokumentensystems ist in der Regel von der Praxissoftware bestimmt. Diese ist aber nicht in allen Fällen auf die Gegebenheiten der Praxis zugeschnitten. Und – so altmodisch darf man sein – noch sind nicht alle Dokumente digital. Wie schließe ich aber die Lücke zwischen Papier und PDF?
Die Dokumentation ist eine der wichtigsten Absicherungen für den Arzt. Dokumente werden – weil alles sein System braucht – von den Büro-Philosophen in Vorgabe- und Nachweisdokumente eingeteilt.
Vorgabedokumente sind Papiere oder Files, die Anleitungen oder Anweisungen enthalten. Dazu zählen unausgefüllte Checklisten und Formblätter, Stammdaten des Patienten, Wartungs- und Prüfpläne für Geräte und Instrumente, Therapiepläne und ähnliches. Nachweisdokumente stellen die Bestätigung dar, dass Leistungen ausgeführt wurden. Zu ihnen zählen Befunde, Aufzeichnungen über ermittelte Patientendaten, medizinische Dokumentationen, Pflegedokumentation, Aufzeichnungen von durchgeführten Hygienemaßnahmen etc.
Am Anfang werden alle verwendeten, erstellten oder empfangenen Dokumente nach dieser Matrix eingeteilt: Vorgabe- oder Nachweisdokument. Dann werden die Dokumente bei ihrer Registrierung mit einer entsprechenden Kennzeichnung versehen. Es genügt eine fortlaufende Nummer oder der Name der jeweiligen Vorlage. Es muss nur klar sein, dass das Dokument aktuell ist und keine alte Version darstellt. Bei den Patientendateien – den wichtigsten Nachweisdokumenten einer Praxis – übernimmt die Praxissoftware die Systematisierung. Bei den eingehenden Dokumenten liegt es an den Mitarbeitern, die Papiere zu sichten und zu ordnen – siehe oben.
Am Schluss noch ein Tipp: Nutzen Sie die Systematisierung der Ablagen, um die eigenen Formulare auf Linie zu bringen. Ich erlebe nicht selten mehrere Versionen eines Faxformulars und einen Wust an E-Mailformaten in ein und derselben Ordination. Bringen Sie Klarheit in die unerwünschte Vielfalt.
Quelle: (MEDplan-)Kolumne von Frau Mag. Iris Kraft-Kinz, erschienen im „Medical Tribune“
