Die Registrierkasse ist ein sehr komplexes Thema geworden. Um Schwierigkeiten mit dem Finanzamt zu vermeiden, sind die gesetzlichen Rahmenbedingungen sehr genau einzuhalten. Wir haben Ihnen hier einen kleinen Auszug dieser Rahmenbedingungen erstellt. Nehmen Sie in jedem Fall mit uns Kontakt auf, um auf der sicheren Seite zu sein.
Ausfall der Registrierkasse
- Jeder Ausfall der Registrierkasse, der länger als 48 Stunden dauert, ist dem Finanzamt unverzüglich (längstens innerhalb einer Woche) mittels Finanz-Online zu melden.
- BEACHTEN Sie aber, dass die Erfassung der Umsätze entweder mittels einer anderen Registrierkasse oder, falls keine weitere vorhanden ist, händisch einzeln unter Aufbewahrung der Zweitschriften zu erfolgen hat.
- Nach Behebung des Fehlers müssen die Umsätze nacherfasst und die händischen Zweitschriften aufbewahrt werden.
Ausfall der Signatur- und Siegelerstellungseinheit
- Jeder Ausfall der Signatur- und Siegelerstellungseinheit, der länger als 48 Stunden dauert, ist dem Finanzamt unverzüglich (längstens innerhalb einer Woche) mittels Finanz-Online zu melden.
- BEACHTEN Sie aber, dass die Erfassung der Umsätze in diesem Fall auf einer anderen Registrierkasse mit Sicherheitseinrichtung zu erfolgen hat. Ist das nicht möglich (weil z.B. keine andere Registrierkasse vorhanden ist) kann mit der vorhandenen Registrierkasse weiter gearbeitet werden, jedoch ist der Hinweis „Sicherheitseinrichtung ausgefallen“ einerseits im maschinenlesbaren Code und andererseits gut sichtbar am Beleg anzubringen.
- Nach Wiederinbetriebnahme der Signaturerstellungseinheit wird ein signierter Sammelbeleg über die zwischenzeitlichen Umsätze gespeichert.
Außerbetriebnahme der Registrierkasse oder der Signaturerstellungseinheit
- Die Außerbetriebnahme der Registrierkasse oder der Signaturerstellungseinheit ist meldepflichtig und muss dem Finanzamt mittels Finanz-Online mitgeteilt werden.
Wie werden Daten gesichert?
- Sichern Sie das Datenerfassungsprotokoll zumindest vierteljährlich unveränderbar auf einem externen Datenträger. In der Praxis sollten sämtliche Daten der Registrierkasse jedoch so oft wie möglich gesichert werden.
- Bewahren Sie den Datenträger sicher auf.
- Der Start- und Jahresbeleg (= Dezemberbeleg, dieser ist immer am Jahresende zu erstellen) ist verpflichtend auszudrucken und aufzubewahren.
- Anleitungen zur Sicherung der Daten bzw. zum Ausdrucken der Belege erhalten Sie von Ihrem Kassenhersteller.
Belegüberprüfung
- Es müssen sowohl der Startbeleg als auch der jährlich zu erstellende Jahresbeleg (=Dezemberbeleg) überprüft werden.
- Die Überprüfung kann mit der kostenlosen „BMF-Belegcheck“-App auf Ihrem Handy/Tablet oder (falls die Registrierkasse dies unterstützt) automatisiert über ein Registrierkassen-Webservice vorgenommen werden.
- Die Überprüfung des Startbeleges hat binnen einer Woche nach Inbetriebnahme der Signaturerstellungseinheit zu erfolgen.
- Der Jahresbeleg (=Dezemberbeleg) muss vor Beginn der unternehmerischen Tätigkeit im neuen Jahr erstellt und ausgedruckt werden. Die Frist zu Überprüfung des Jahresbeleges endet mit 15. Februar des Folgejahres.
