In jeder Praxis — vor allem natürlich in größeren — ist das Festlegen der Organisation notwendig. Jedes Teammitglied muss sich über seine Aufgaben im Klaren sein. Schnittstellenprobleme werden dadurch vermieden. Dabei sind die Aufgaben- und Verantwortungsbereiche der MitarbeiterInnen schriftlich zu definieren. Dies geschieht am einfachsten durch Stellenbeschreibungen: Dabei handelt es sich um innerbetrieblich verbindliche Dokumentationen der individuellen Aufgabenkomplexe. Sie regeln die Befugnisse innerhalb des Teams sowie die organisatorische Einordnung des Teammitglieds. Achtung: Stellenbeschreibungen sind stets sachbezogen und nie personenbezogen. Dadurch wird auch Konflikten innerhalb des Teams vorgebeugt.
Ebenfalls essentiell für die Organisation ist das frühzeitige Klären von Vertretungen: Ständig sind MitarbeiterInnen auf Urlaub oder im Krankenstand. Nichts ist lästiger, wenn erst beim Fehlen einer Sprechstundenhilfe die Frage auftaucht, wer welche ihrer Arbeiten während ihrer Abwesenheit übernimmt. Hier kommt es auf eine gleichmäßige und zumutbare Verteilung der Zuständigkeiten an. Ungleichheiten führen hier ganz schnell zu weiteren Krankenständen.
Damit eng zusammen hängt ein Urlaubsplan. Dieser sollte so früh wie möglich erstellt werden – möglichst zu Beginn des Jahres. Er verhindert Überschneidungen von Urlaubsvorhaben der Mitarbeiter und zeigt unaufdringlich, wann Chef oder Chefin auf Urlaub gehen wollen. Die „Ordinationsferien für alle“ sind zwar gesetzlich nicht oder kaum zu verordnen – eine Alternative ist aber kaum praktikabel.
Ebenfalls heute wichtig: Die Praxisinhaber sollten sich – trotz bestehender beruflicher Schweigepflicht – gegenüber den MitarbeiterInnen der absoluten Vertraulichkeit der Patientendaten versichern. Dies ist allein schon der DSGVO geschuldet. Die Aufnahme entsprechender Passagen im Dienstvertrag ist dringend empfohlen.
Quelle: (MEDplan-)Kolumne von Frau Mag. Iris Kraft-Kinz, erschienen im „Medical Tribune“
