Controlling in der Arzt-Praxis

Der Auftrag war klar. Ein neuer Klient klagte über langsam, aber stetig sinkende Erträge – trotz leicht wachsender Umsätze. In der Summe von fünf Jahren kam eine zweistellige Gewinneinbuße an den Tag. Wo blieb bloß das Controlling???

Wenn Maßnahmen nach hinten losgehen …

Wir gingen gemeinsam daran, ein Controlling-System zu entwickelt, mit dem er seine Praxis planen, kontrollieren und steuern kann. Das oberste Ziel war, den Gewinn wieder zu steigern. Wir definierten Teilziele, die über Zahlenvorgaben hinausgingen. Im Fall unseres Klienten fanden wir überdurchschnittliche Personalkosten, obwohl bereits eine Voll- in eine Teilzeitstelle umgewandelt worden war. Das Ergebnis dieser Maßnahme waren aber regelmäßige Überstunden.

Sind Ihren Mitarbeitenden alle Arbeitsabläufe eigentlich klar?

Das Ziel war also, die Personalkosten durch die Reduktion der Überstunden in den Griff zu kriegen. Deshalb wurden alle Arbeitsabläufe auf den Prüfstand gestellt sowie neue Prozesse und Zuständigkeiten festgelegt. Darüber hinaus führen seither alle Mitarbeiterinnen ein Überstunden-Protokoll, in dem sie den Anlass und die Dauer der Überstunden vermerken. Monatlich wird anhand der Protokolle überprüft, inwieweit das Ziel der Überstundenreduzierung verwirklicht wurde. Anfangs gingen die Überstunden zwar nur minimal zurück, aber nach einem Jahr war ein Mehraufwand die Ausnahme.

Controlling bringt Qualität

Mit der ständigen Überprüfung und Optimierung der Arbeitsabläufe wurde zudem ein weiteres wichtiges Praxisziel verfolgt, nämlich die Reduzierung der Wartezeit. Als Instrument zur Überprüfung der Wartezeiten wurde ein Feld auf den Patienten-Karteikarten eingeführt, in dem vermerkt wird, wann eine Patientin zur Anmeldung, wann sie ins Sprechzimmer kam und wann die Behandlung begann. Auch diese Zahlen werden monatlich überprüft – jetzt wartet kaum eine Patientin länger als zehn Minuten.

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